Een nieuwe opdracht binnengehaald, yes! Maar dan vraagt je opdrachtgever plots een bankattest, een geheimhoudingsverklaring (NDA), W-8BEN-E-formulier, … Kleine vapeurs, die helemaal nergens voor nodig zijn, we’ve got your back.
Af en toe vragen opdrachtgevers een of meerdere attesten en documenten als ze samenwerken met een nieuwe leverancier, Creative Shelter in dit geval. Zo’n documenten zijn er om ons op te nemen in hun leveranciers systeem, of om te checken of wij wel ‘echt’ zijn of nog als dubbelcheck van onze bankgegevens.
De meest gevraagde documenten op een rijtje:
Bankattest
Met zo'n attest bevestigen we onze, jawel, bankgegevens. Dit document is opgemaakt door de bank (KBC in ons geval) en bevestigt ons rekeningnummer, banknaam en adres. Ook wel bekend als een ‘bank certificate’ of RIB-attest.
Heeft je opdrachtgever heel gedetailleerde bankgegevens nodig, en niet zomaar het bankattest? Dan kan het volgende handig zijn, dat zijn de kantoorgegevens gelinkt aan de rekening van Creative Shelter: KBC Gent Kouter, Kouter 175 te Gent 9000.
Supplier form/vendor sheet/leveranciersfiche
Wil je opdrachtgever ons opnemen als leverancier? Dan hebben ze graag wat meer informatie over ons en sturen ze zo een fiche door die we maar al te graag invullen. Wat staat hier zoal in? Onze volledige gegevens, adres, bankinfo, btw-nummer, contactpersoon, betaaltermijn (optioneel), valuta (altijd in euro). Zo is je opdrachtgever in het bezit van alle info en kan de betaling meteen vlot verlopen.
Handelingsbevoegdheid/Non Disclosure Agreement/Code of conduct
Soms gaat je opdrachtgever nog een stapje verder en wordt er gevraagd om een geheimhoudingsverklaring (NDA), een gedragscode of nog een handtekeningsbevoegdheid (proxy) te tekenen.
Dit type document benadrukt de gegevensbescherming van alle partijen, het respecteren van een interne gedragscode bij je opdrachtgever, … Alle betrokken partijen (lees: je opdrachtgever, jezelf en wij) stemmen hier op papier mee in. En je kan het al raden, wij zorgen hier natuurlijk ook voor.
W-8BEN-E formulier
Dat formulier is gericht op Amerikaanse opdrachtgevers en bevestigt bij de IRS (Internal Revenue Service) dat wij een ‘legit’ buitenlandse onderneming zijn.
Een blanco formulier is al ons bezit en we maken er werk van. Let op, voor freelancers bestaat er een soortgelijk formulier (W-8BEN). Deze is niet van toepassing als je via Creative Shelter factureert!
Je leest het, we besparen je met veel plezier de vapeurs, want die zijn nergens voor nodig.
Tip! Stuur je documenten door naar ons, we vullen het nodige in, zetten een handtekening waar nodig en volgen het op. Weer wat minder zorgen voor jou!